Кнопки бабло - нет.

Учимся и повышаем финансовую грамотность.

Правила деловой переписки.

Как и отмечал в предыдущей статье, сегодня коснемся темы, которую по непонятным мне причинам игнорируют почти 80% всех, с кем я вынужден контактировать через электронную почту. Мы обсудим элементарные правила деловой переписки.

Любопытно, что ни в школе, ни в ВУЗах, нас не учат самым важным и нужным предметам, которые реально бы пригодились в нашей повседневной жизни. Правила деловой электронной переписки Например, зарабатыванию денег, экономии, правильного заполнения налоговой декларации, поиску нужной и актуальной информации о налогах и льготах, деловому этикету, грамотному общению по телефону и правила деловой переписки, и многое многое другое, что реально нужно и важно в жизни.

Но делать нечего, такое уж у нас образование. Поэтому нужно самостоятельно заниматься своим образованием и заполнять пробелы, раз уж решили связать свою жизнь с работой в офисе или открыть свой бизнес. Совершенству нет предела и инвестиции в самообразование всегда окупаются.

Правила деловой переписки. Не навреди своему делу.

Действительно все на самом деле элементарно и просто. В наше время бизнес практически не ограничивается границами одного города. И личная встреча с клиентами, партнёрами или коллегами (например, при общении с другим филиалом) практически не возможна без ведения деловой переписки. Само-собой эта повлияло на появление элементарного этикета, в котором и прописали правила деловой переписки.

Электронная деловая корреспонденция является в наше время практически обязательным атрибутом общения в любой сфере ведения бизнеса и используются в каждой уважающей себя компанией. Важно понять, что факт отправки письма не на бумажном носителе, а по электронной почте не должно расслаблять. Фамильярность, орфографические ошибки, панибратство, много воды не по теме, отсутствие подписей и контактных данных – вот далеко не полный список что я вижу ежедневно в своем электронном ящике.

Поэтому попробуем это исправить хотя бы частично и перечислим основные пункты списка с правилами деловой переписки. И не говорите, что это банально – просто делайте всё как нужно, и это безусловно повлияет на Ваши личные результаты.

Элементарные правила деловой переписки.

  • Обязательно заполняем тему письма. Отправка письма «без темы» жутко раздражает, так как рабочий темп часто очень бешенный и открывать подобные письма просто нет ни желания, ни времени.
  • В противовес предыдущему пункту: не вздумайте обозначать тему как «срочно», «прочти немедленно», «коммерческое предложение», «отчет» и так далее. правила деловой переписки Даже если ведете деловую электронную переписку со старым знакомым коллегой или партнером. Тема должна содержать суть письма и быть понятной. Сами посудите, почему получатель должен открыть именно Ваше письмо в первую очередь, если у него ежедневно несколько десятков подобных е-майлов?
  • Очень странно получать письма с названиями типа «суперкрошка», «сладкаядевочка» или «бетмен2015» в английской транскрипции. На деловое отношение как-то не настраивает. Согласны?
  • Обязательно!!! Это очень важно!!! Должна стоять подпись. Название компании, фактический адрес, контактные телефоны, должность и полное ФИО отправителя письма. Это реально важно и это почему-то большинство игнорируют. Кто мне написал? Куда звонить уточнять детали? Кого спрашивать? Даже по прошествии нескольких недель если в электронном ящике нужно найти данный е-майл – как я буду искать? По названию фирмы или имени – которые забыли подписать?
  • Запрещается использование жаргонного или профессионального сленга, имеющих двойной смысл. Деловая переписка должна быть простой и понятной.
  • Хорошим деловым тоном является отправка ответа в течении 24-48 часов. правила оформления деловой переписки Даже если ответ не требуется – желательно написать, что письмо получено, благодарю за информацию (или за помощь). Так отправитель будет знать, что письмо доставлено и прочитано.
  • Обязательно любое письмо должно перед отправкой перепроверяется на наличие орфографических ошибок. Если сами не уверены в своих знаниях русского языка – интернет Вам в помощь. Благо ресурсов по проверке на наличие ошибок сейчас огромное количество.
  • Золотое правило: одно письмо – одна тема. Не стоит смешивать все в кучу. Лучше отправить несколько писем по разным темам.
  • Кстати, чуть не забыл. Часто натыкаюсь что вроде подпись есть и даже телефон указан. НО!!! Забыли при этом указать код города. Как я уже писал выше – бизнес уже давно вышел за географию Вашего города. А получателю нужно искать в интернете коды в различных справочниках.

Вывод.

Поймите, что правила деловой переписки не свалились с неба просто так. Они – результат большого опыта и огромного количества переписок между большими и мелкими компаниями, клиентами и поставщиками, партнёрами и даже контролирующими органами. Будет странно игнорировать их. Ведь часто общение начинается именно с электронной корреспонденции – а вот выльется ли это в дальнейшее сотрудничество? И именно впечатление от Вашего письма часто может поставить крест на желании работать с Вами дальше.

Понравилось? Поделись с друзьями в социальных сетях!!!

Рейтинг@Mail.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопки бабло - нет © 2015 Frontier Theme